TEAMSYSTEM DIGITAL INVOICE

Fatturazione Elettronica: affidati a TS Digital Invoice, per gestire al meglio l’intero processo di fatturazione e conservazione

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La soluzione cloud integrabile al tuo gestionale

TS Digital Invoice è il software online per inviare e ricevere le fatture elettroniche a norma attraverso lo SDI e conservarle digitalmente per 10 anni. È immediatamente integrabile con il tuo gestionale e collegato ai servizi del gruppo TeamSystem di cessione delle fatture e di incasso e pagamento digitali.

I vantaggi di chi utilizza TS Digital Invoice

Comunicazione diretta con lo SDI

TS Digital Invoice è il servizio di fatturazione elettronica ideale per aziende e studi: comunichi direttamente con il Sistema di Interscambio (SDI) e tieni sotto controllo l’intero flusso delle fatture elettroniche.

Invio, ricezione e conservazione

Con TS Digital Invoice crei le fatture elettroniche o le importi dal tuo gestionale. Le firmi e le invii al tuo destinatario. Ricevi le fatture elettroniche, anche sul tuo gestionale collegato. Conservi digitalmente per 10 anni.

Gestione fatture dal tuo gestionale

TS Digital Invoice è integrato con tutti i gestionali TeamSystem e può connettersi agli applicativi di terze parti: con pochi click puoi inviare direttamente le tue fatture elettroniche a norma al cliente dall’interfaccia del tuo gestionale.

Contabilizzazione automatica

Con TS Digital Invoice puoi collegare automaticamente ogni fattura con l’ordine e/o DDT già presente nel tuo gestionale, per una contabilizzazione immediata.

Liquidità immediata

TS Digital Invoice è integrato con Incassa Subito, il servizio per la cessione del credito del gruppo TeamSystem, con cui puoi cedere le fatture e ottenere liquidità immediata.

Pagamenti più semplici

Con TS Digital Invoice e i servizi TS Pay puoi incassare facilmente le fatture elettroniche emesse, generando un link di pagamento per il tuo cliente.

Le principali funzionalità di Bilancio in Cloud

Invio e Ricezione

Puoi automatizzare facilmente i processi di fatturazione attiva e passiva.

Registrazione e conservazione

Puoi registrare e contabilizzare le fatture in automatico. Conservi i documenti per 10 anni.

Connessione azienda e studio

Il professionista può connettere facilmente le sue aziende clienti per gestire l’intero processo.

Scopri tutte le funzionalità

Compilazione Fatture

Come caricare una fattura

Con TS Digital Invoice puoi caricare la fattura XML utilizzando il tuo gestionale TeamSystem o un applicativo integrato. Oppure puoi effettuare l’upload della fattura direttamente dalla piattaforma per inviarla o caricarla in autoinvio.

Come compilare una fattura

Con TS Digital Invoice puoi anche compilare la fattura elettronica direttamente dalla piattaforma, grazie alla fattura smart. Con un’interfaccia che ricalca graficamente la vecchia fattura cartacea, utilizzare fattura smart è semplice ed intuitivo. Crea, invia oppure salva le tue bozze in pochi click.

Anteprima fattura in XML e PDF

Ogni documento caricato e creato può essere visualizzato in anteprima in formato PDF o foglio XML. La visualizzazione del formato XML, il formato originale di ogni fattura, non è pensata per essere letta e consultata in modo semplice. Senza l’utilizzo di un convertitore di file sarebbe complesso monitorare e controllare il testo della fattura prima della sua emissione. Grazie a TS Digital Invoice, la conversione del file è automatica ed immediata. Hai sempre a disposizione la fattura leggibile e scaricabile in locale.

La fattura semplificata IVA

Con TS Digital Invoice puoi emettere:
– fatture semplificate in sostituzione della fattura ordinaria per operazioni di importo complessivo (imponibile più IVA) non superiore a 400 euro
– note di variazione anche di sola IVA
L’interfaccia, semplice ed intuitiva, ricalca quella della fattura smart, ma contiene un minor numero di campi, in quanto la fattura semplificata prevede un numero ridotto di informazioni (ad es. il destinatario può essere identificato tramite la sola P.IVA o il solo C.F.). Grazie a queste sue caratteristiche, la fattura semplificata risulta particolarmente adatta ai soggetti che lavorano in quei settori dove le fatture non richiedono tante informazioni e dove è di fondamentale importanza l’ottimizzazione dei tempi, come ad esempio la ristorazione.

Importazione fatture

Come caricare una fattura da locale

Se possiedi una fattura XML creata e salvata sul tuo PC, puoi caricarla in TS Digital Invoice direttamente in fattura smart.
Seleziona «Carica fattura XML» e seleziona il documento. Fattura smart recupererà tutti i campi presenti nell’XML dandoti la possibilità di controllarla, completarla nel caso ci fossero dati mancanti o errati ed inviarla al destinatario.
E con «Upload fattura» puoi anche caricare massivamente più XML in AUTOINVIO allegando anche la ricevuta SDI.

Come caricare una fattura da gestionale

TS Digital Invoice è integrato a tutti i gestionali TeamSystem e può essere facilmente collegato anche a gestionali di terze parti. Ad esempio utilizzando il gestionale TS Enterprise in pochi click invii al cliente le tue fatture elettroniche a norma. Dal gestionale selezioni le fatture interessate, le carichi in automatico su TS Digital Invoice e le invii tramite il Sistema di Interscambio. Dal tuo gestionale puoi monitorare lo stato delle fatture inviate allo SDI e le relative notifiche.

Invio fatture tramite SDI

Che cos’è il Sistema di Interscambio

Il Sistema di Interscambio (SDI) è un sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate in grado di:
– ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della Fattura PA;
– effettuare controlli sui file ricevuti;
– inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie. Viene considerato come postino ufficiale, unico, per tutto il paese Italia, sia che si fatturi nei confronti di privati cittadini, sia che si fatturi verso aziende private, sia che si fatturi nei confronti della pubblica amministrazione.

Cosa cambia con il Sistema di Interscambio

Con la presenza del Sistema di Interscambio (SDI) per la veicolazione delle fatture elettroniche ciò che cambia rispetto ad una comunicazione diretta cliente- fornitore è la presenza di messaggi e notifiche in formato XML, conformi ad uno schema specifico. I messaggi vengono firmati elettronicamente, resi facilmente leggibili e sono sempre consultabili direttamente dalla piattaforma, all’interno di ogni documento inviato.

Cosa fa TS Digital Invoice

Una volta creata/caricata la fattura elettronica in formato XML dal tuo gestionale o direttamente all’interno della piattaforma, con TS Digital Invoice puoi confermare l’invio della fattura. Come? Sarà TS Digital Invoice stesso a svolgere tutte le operazioni di controllo, firma del file XML e invio al Sistema di Interscambio in modo da assicurarne un corretto invio. TS Digital Invoice è il vero intermediario per la comunicazione delle fatture verso il Sistema di Interscambio.

Monitorare lo stato della fattura

Puoi consultare tutte le fatture, inviate e ricevute, nell’apposita area “Lista fatture”. Le liste mostrano per ogni documento varie informazioni, tra cui Destinatario/ Mittente, Numero, Data, Flusso e Stato. Utilizzando questi campi puoi filtrare le fatture per effettuare ricerche precise e puntuali.
Puoi monitorare il corretto invio di una fattura grazie alle notifiche di attestazione di recapito da SDI, nel caso in cui la fattura sia stata recapitata correttamente al destinatario; nel caso di impossibilità di recapito riceverai una notifica di avviso. Un possibile caso di mancato recapito può essere dovuto al canale di ricezione errato del destinatario.

Ricezione delle fatture

La ricezione

Le fatture elettroniche XML possono essere ricevute dal cessionario/committente o da un commercialista incaricato mediante la piattaforma TS Digital Invoice e per il tramite del Sistema di Interscambio. La messa a disposizione della fattura può avvenire mediante integrazione automatica con il gestionale software o direttamente tramite la console della piattaforma. Ogni fattura può sempre essere consultata nell’apposita area “Lista fatture” assieme ai relativi messaggi e notifiche ricevute dallo SDI.

Come si ricevono le fatture su TS Digital Invoice

Il ricevente deve avere cura di indicare preventivamente il codice destinatario di TS Digital Invoice al proprio fornitore, in modo che quest’ultimo possa inserirlo nella fattura elettronica emessa e di conseguenza il Sistema di Interscambio possa veicolarla verso il canale di ricezione associato a quello specifico codice. In questo modo la fattura elettronica passiva viene presa in carico dalla piattaforma TS Digital Invoice e resa disponibile o sul proprio software gestionale (mediante integrazione) o direttamente su TS Digital Invoice nella sezione “Lista fatture”.

La gestione di notifiche

Anche nel ciclo passivo, ossia nella ricezione fatture, la piattaforma TS Digital Invoice ricopre il ruolo di intermediario: è in grado di gestire i messaggi e le notifiche scambiate con lo SDI stesso.

Il download della fattura ricevuta

Puoi consultare tutte le fatture ricevute, nell’apposita area “Lista fatture”, visualizzare l’anteprima della fattura dalle «Azioni» e scaricane una copia XML o PDF. Puoi anche verificare i «Dettagli» del documento per monitorare la cronologia o scaricare le notifiche SDI ed eventuali allegati alla fattura.

Le novità del 30 aprile 2018

Una novità rilevante riguarda le modalità di recapito della fattura: per i soggetti passivi IVA si configura una sorta di elenco degli indirizzi telematici, simile a quanto in uso per le PA. La configurazione avviene mediante la registrazione nell’area riservata del sito Fatture e Corrispettivi dell’indirizzo PEC o del codice destinatario presso il quale si intende ricevere i documenti elettronici. Al contrario, per i destinatari non soggetti passivi, ovvero per i privati consumatori o i soggetti al regime di vantaggio o al regime forfettario, potrà indicarsi in fattura un codice convenzionale costituito da sette zeri, al quale non sarà necessario associare un particolare recapito PEC. In tali circostanze il documento verrà reso disponibile in apposita area autenticata del sito dell’AdE, e spetterà al cedente informare il committente.

Registrazione in contabilità

La contabilizzazione delle fatture

La fattura ricevuta sulla piattaforma TS Digital Invoice viene importata nel proprio applicativo integrato con TS Digital Invoice, mediante un apposito connettore software. Questo permette di collegare automaticamente ogni fattura/documento con ogni ordine e/o DDT già presenti nel tuo gestionale, per poter procedere con la contabilizzazione immediata e ottenere così una maggiore efficacia ed efficienza operativa.

TS Digital Invoice e i gestionali

L’integrazione di TS Digital Invoice con i gestionali di TeamSystem, permette di automatizzare e semplificare alcuni processi fino ad oggi manuali. Per quanto riguarda il ciclo attivo, puoi indicare su ogni cliente il flusso di invio tramite SDI. In caso di necessità, puoi sempre procedere anche con la stampa del PDF e invio tramite PEC. Nel ciclo passivo invece, TS Digital Invoice scarica sul tuo gestionale tutte le fatture ricevute. In automatico vengono collegate con gli altri documenti, come il DDT e ordine, per verificare la presenza di eventuali incongruenze ed errori.

La connessione tra Studio e Aziende

Come creare la connessione

Gestire la fatturazione dei clienti di Studio è semplicissimo con Digital Invoice. Grazie alle «Connessioni» puoi cercare e collegare qualsiasi tuo cliente ed aiutarlo nella gestione delle fatture elettroniche.

Se l’azienda è già registrata su TS Digital, basterà inviare una richiesta di connessione, che il cliente potrà accettare direttamente dal suo account. Se, invece, il cliente non è ancora registrato sulla piattaforma, lo Studio stesso potrà creare e connettere l’azienda in pochi click.

Attiva il servizio giusto per te

Una volta creata la connessione con l’azienda, puoi selezionare il servizio che vuoi gestire per il tuo cliente:

E-Ricevi, per ricevere le fatture elettroniche passando per il Sistema di Interscambio.
SDI, per inviare le fatture a clienti privati (B2B e B2C) e a Pubbliche Amministrazioni (PA).

Per entrambi i servizi è possibile scegliere se attivare il permesso di sola lettura (ideale per vedere le fatture dei clienti) oppure il permesso di lettura e scrittura (ideale per monitorare ed inviare le fatture dei clienti).

Gestire la connessione con il tuo cliente

Completata la connessione con il tuo cliente puoi personalizzarla e scegliere se far beneficiare all’azienda del servizio acquistato dallo studio, oppure indicare se il cliente ha attivato autonomamente il servizio Digital Invoice. Infine, sempre da questa sezione, puoi scegliere se firmare le fatture elettroniche.

Collaborazione con Digital Box

Digital Box, il più potente strumento di collaborazione digitale

Con Digital Box migliori la Digital Collaboration tra Studio e Azienda e rimani sempre vicino ai tuoi clienti per aiutarli nella gestione del loro business.

Gestione fatture elettroniche

Con l’app per smartphone e tablet ovunque ed in qualsiasi momento tu e i tuoi clienti potrete visualizzare e scaricare le fatture elettroniche e collaborare per facilitarne la contabilizzazione grazie ai commenti al documento.

Lo studio a portata di mano

Scopri tutte le funzionalità a cui puoi accedere con Digital Box: dalla gestione delle scadenze fiscali alla firma digitale dei documenti, dalla condivisione di documenti al monitoraggio dell’andamento dell’azienda.

I servizi Digital Finance

Incassa Subito per la cessione delle fatture

Grazie alla piattaforma integrata Incassa Subito puoi ottenere liquidità immediata a fronte della cessione del credito delle tue fatture emesse attraverso TS Digital Invoice.
Direttamente dalla piattaforma TS Digital puoi attivare il servizio e far processare in automatico le tue fatture per verificarne l’eleggibilità, così da conoscere in breve tempo quelle che potrai proporre per la cessione.
Un utile strumento per migliorare il tuo rating!

TS Pay per velocizzare incassi e pagamenti

Abilita la tua Azienda ai servizi di incasso e pagamento digitali. Con il modulo TS Pay, integrato con TS Digital Invoice, colleghi il tuo sistema di fatturazione ai servizi finanziari erogati da TeamSystem Payments.
Snellisci l’operatività legata agli incassi e ai pagamenti e ti concentri su ciò che conta davvero: il tuo business.

Integrazione con gestionali

Integrazione con TeamSystem

TS Digital Invoice è perfettamente integrato con gestionali/ERP TeamSystem: TS Enterprise, TS Azienda, TS Studio, TS Enterprise Power-I. Attraverso dei connettori è possibile inviare, ricevere e monitorare le fatture direttamente dal tuo gestionale, anche grazie ad una comoda console di monitoraggio. In questo caso TS Digital Invoice è dietro le quinte, è solo un servizio che semplifica l’intero processo.

Integrazione con terze parti

In caso di gestionale non TeamSystem, TS Digital Invoice attraverso un connettore specifico, verifica la presenza di file XML in locale in modo che sia il connettore ad inviare le fatture elettroniche alla piattaforma, lasciando poi la gestione completa del flusso di fatturazione elettronica verso lo SDI a TS Digital Invoice stesso. In caso di ricezione, sarà il connettore a scaricare le fatture da TS Digital Invoice in locale.

Gestione delle fatture elettroniche

TEM – Rendicontazione Automatizzata

Digital Cost Management di TeamSystem è uno strumento organizzativo che permette di automatizzare i processi di gestione delle fatture telefoniche ed effettuare la ripartizione della spesa di telefonia per centri di costo, sede e reparto con un semplice click.
L’automazione di tali processi riduce i tempi necessari per svolgere tali attività di circa 3 giorni/uomo al mese, semplificando la leggibilità dei dati presenti in fattura e offrendo la possibilità di fare analisi dell’andamento della spesa su base bimestrale, semestrale e annuale

Dal monitoraggio alla rendicontazione

Grazie a Digital Cost Management è possibile avere un unico touch point per gestire in modo efficiente e veloce il proprio Asset Telco.
La piattaforma favorisce la convergenza del traffico real time e di quello fatturato. Con un unico accesso è possibile monitorare in tempo reale il traffico mobile e ricevere report automatici su tutte le linee di fatturazione aziendali (fisse, mobili e Internet).

Monitoraggio Real Time

Con Digital Cost Management puoi monitorare telefonate e traffico dati degli Smartphone e Tablet, per una governance puntuale dei device, riducendo il rischio di consumi e costi inattesi ed agendo come tool di policy remember.
La comunicazione dei dati verso la piattaforma avviene tramite periodici collegamenti dati del dispositivo mobile (smartphone o tablet), utilizzando protocolli sicuri https. Ciascun dipendente avrà a disposizione un’App con la quale potrà monitorare l’erosione del proprio traffico telefonico, mentre il responsabile disporrà di una dashaboard web con una overview completa delle sim che ha deciso di monitorare.
Attraverso l’interfaccia web sarà inoltre possibile impostare alert informativi al superamento dei limiti concessi dal contratto e, per i dispositivi che hanno Samsung Knox, blocchi dispositivi per garantire il rispetto delle policies aziendali.

API

Hai già un software gestionale e vuoi integrare una soluzione di fatturazione elettronica semplice, veloce e sempre aggiornata alle ultime novità normative?
Digital Invoice dispone di un ampio set di API per l’integrazione con altri applicativi.

Attraverso le API esposte da Digital Invoice è possibile gestire ogni aspetto del processo di fatturazione elettronica.

Possiamo fornirti:
• un supporto iniziale per studiare e condividere i principali estremi del processo di fatturazione;
• la documentazione tecnica per l’integrazione ed un confronto sulla stessa.